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其实不一定要这样。下面我将告诉你该如何控制已经失控的会议，把它拉回到预定的轨道上来。
在本步当中，你将学会：
● 利用现代人的记忆特点，让别人记住你和你传达的信息；
● 控制你总在忙碌的大脑，描绘一幅清晰的信息地图；
● 聪明地组织一次谈话，控制谈话的进度和方向。
嘿，请注意！
强迫自己每周末完全放松一下—哪怕半个小时也行。如果你想要在工作时保持思路清晰，就一定要学会给自己断电、充电、重新聚焦。
现代人的记忆特点
我们正生活在一个嘈杂万分的时代，人们不仅很难接收到你的信息，更是难以吸收你所传达的内容。通常来说，你刚说完不到半个小时，他们可能就已经忘得一干二净。事实上，在今天这样一个时代，如果他们能够记得在回家的路上拿起牛奶或买份匹萨，就已经算是幸运的了。
当然，我们都曾经有过这种感觉，随着工作和生活之间的界限变得越来越模糊，情况也变得越来越糟糕。很多人都会在走到某个地点之后突然忘记自己为什么要来这里—想想看，你有过多少次这种感觉了？
之所以会出现这种情况，其中一个主要原因就在于，人们总是追求在一份文件或一次谈话中加入太多信息，同时却根本没有任何真正的重点或主题，但却又希望自己的谈话对象能够记住所有这些信息。事实上，除非你能够更加娴熟地组织语言，让你所传达的信息能够在几个小时、几周、甚至几个月之后仍然回荡在对方心中，否则你的谈话可能只是白费心机。
人的短期记忆到底能有多差劲。情况可能比你想的还要糟糕。我在工作当中几乎每天都会看到类似的情况。事实上，在我的工作室里，我经常会用一种简单的单词游戏来证明人的记忆到底有多糟糕。每次都会得到同样的结果。
游戏是这样的。首先我会告诉大家，我将说出10个英语单词，他们可以写下来，但必须等到我全部说完之后再写。然后我会说出这10个单词：slumber（睡眠）、dream（梦）、insomnia（失眠）、apnea（呼吸暂停）、rest（休息）、evening（夜晚）、NyQuil（奈奎尔—一种常在电视上做广告的药品）、nightmare（噩梦）、wake（唤醒）、REM。
我给他们大约一分钟时间写下自己听到的单词，然后我会问他们究竟写了什么，很少有人能全部写对。这个游戏听起来似乎非常简单，但事实上它却可以在如何组织话语方面给我们一些非常重要的启示：
● 大多数人都只记住了第一个和最后一个单词。所以几乎每个人的纸上都会有slumber（第一个）和REM（最后一个）这两个单词。
● 大多数人都会记住不断重复的单词，比如说NyQuil（这个单词已在广告中重复很多次了）。
● 大多数人都会在记不清的地方按照自己的想法填上一些东西。比如说大多数人都会写出sleep（睡）—事实上，我的清单中根本没有这个单词。为什么？人们之所以记不住这么多单词，是因为这些单词之间并没有任何串联。人类的大脑每分钟可以处理800个单词，但一旦这些单词之间毫无关联，或者输入的信息不足，它就会按照自己的程序创造内容。
好了，在了解完这个游戏之后，你可以开始想想看，当你在跟某个人谈话的时候，他的大脑究竟在做什么？在你所传达的信息中，他们究竟能够真正听到、吸收和理解多少？答案非常恐怖。
但可能最让人感到恐怖的，还是人类大脑的另外一个特点：当他们没听到或没能完全理解你所说的事情时，他们就会在大脑中创建自己的版本，按照自己的方式来理解你所传达的信息—这也就意味着，如果你组织话语的方式不够科学，那么你所传达的信息就很可能会被扭曲，甚至跟你的原意相差十万八千里。
根据记忆特点组织信息
不幸的是，如今科学还没有发展到像科幻小说那样，只要一粒药丸就可以在人类大脑中种下所有必要的信息。但幸运的是，只要按照以下几个简单的规则来组织话语，你就可以大大提高你的信息在对方大脑中生根的几率：
● 一定要确保你所说的内容跟你的谈话对象切身相关。你真正了解你的谈话对象，知道什么东西对他们最有说服力吗？
● 你的话语一定要简单。生活已经够复杂了，所以千万不要再动不动就大谈那么多抽象的概念—除非你的听众需要而且想要听到它们。多用名词和动词，少用形容词。
● 尽量把你的每句话缩短至12到15个单词，甚至更短。你在每句话中使用的单词越多，就越可能被对方遗忘。无论是对一个人还是对一个群体，你的话语都应该切中要害，简明精要，每句话都应当传达一条清晰的信息。越是重要的信息，越要放在最前面。尤其是在一些非正式的沟通场合（比如在电梯或大厅里），更是如此，因为你的谈话随时可能被迫中断。
● 开门见山。谈话开始的最初30秒决定一切，所以你需要一下子就抓住对方的注意力。要用一种诱人，甚至是幽默的方式来引出你要传达的主题—比如用个小故事等，最好的选择是用一些跟对方个人相关的信息开头，千万不要用笑话，那样很可能会把对方的思绪引到别的地方。
● 记住“第一个和最后一个”法则。大多数人都只会记得你告诉他的第一件和最后一件事，所以在谈话的开头和结尾上一定要多下功夫。
● 重复。3是一个非常神奇的数字。有经验的演讲人、作家和主持人都很清楚三个单词要比一个单词更容易被记住。人讲话就像是在唱歌一样，3个单词的节奏感要远大于1个单词，所以3个单词的话通常也会比1个单词更容易被人记住。如果你在演示中需要传达很多信息，最好的办法就是时不时地做总结。
● 描绘你的信息。如果有可能，尽量用图画的方式或话语来传达你的信息，让对方在大脑中勾勒出一幅你所描绘的图景，那样他们的记忆就会更加深刻。
● 要保持跟对方互动。你可以通过问答或其他方式激发对方思考，跟对方保持互动，互动越是强烈，对方就越容易记住你所传达的信息。
开启右脑的“语言天窗”
在畅销书《一个全新的大脑：为什么右脑人将会统治未来》（A Whole New Mind：Why Right…Brainers Will Rule the Future）当中，作者丹尼尔？平克（Daniel Pink）写道，在过去几年中，整个世界都在从线性思维向所谓的“概念时代”（Conceptual Age）转变，这也就意味着，那些“图画型”思考者，那些拥有右脑式思维的人（这种人往往更富有创意，更能理解别人的心思，更善于揣摩情感方面的东西）将会决定人类的未来。
你可能要问了，这跟我们要讲的主题有什么关系呢？一般来说，传统上，人们主要是用左脑的方式来组织语言、传达信息，他们首先会列出一个详细的框架，然后会用各种事例和数字来证明自己的观点。这种思维方式在列购物清单或安排活动时非常有用，但它却很难传达那些比较复杂的信息—这时我们就需要一种完全不同的思路，也就是我们所说的右脑式思维。
在继续下面的内容之前，我们首先了解一下什么是右脑思维，什么是左脑思维。
左脑思维者往往都比较讲逻辑，重细节和事实性信息，这种人比较讲究次序和实用性，他们通常都是“数学和科学型”人才。
右脑思维者则比较听从直觉，他们喜欢画面感较强的信息，重视字眼的含义胜过字眼本身，喜欢动用想象力，往往比较冲动，这种人通常都是“哲学和宗教型”人才。
嘿，请注意！
在进行头脑风暴时，在纸上写下你所想到的任何东西—哪怕是那些当时看起来毫无关联的东西。试试看吧，结果会让你感到大吃一惊！
专家提示
帕特利西亚？韦斯特
“每次开口之前，我都必定会设计一种最为简单的话语方式。尤其是对我这种思维方式的人来说，这点尤其重要。我是什么思维方式呢？我经常会把不同的概念、思路等相互联系在一起，有时候它们之间甚至根本没有任何关系，这就是我所谓的多层次思维。我很清楚，并非所有人都会用我这种方式思考，所以我总是告诫自己，组织话语时一定要做到KISS（Keep It Short & Simple‘简短而简单’的英文缩写）。
“有时如果要传达的信息很多，我通常会事先准备好一份话语脚本，在组织语言时想尽一切办法找到最合适的字眼。脚本的作用是确保我不至于漏掉那些最重要的信息点，或者是能够按照某个特定顺序来传达的信息。有时在写完脚本之后，我会在每一条信息旁边加上一些‘刺激性字眼’，并在实际交谈时用到这些字眼。
“我尽量不去记住任何东西。这种做法太老套了，而且通常会影响我的现场感—这点在交谈过程中尤其重要。”
大多数人都属于其中一种思维方式者，但有些人也能同时顾及两种思维方式。就在我创作本书的时候，网络上正流行一种测试游戏。游戏对象是一个在屏幕上不停旋转的舞者，如果你感觉她是在顺时针旋转，你就属于“右脑思维者”，而如果你感觉她是在逆时针旋转，则你会被认为是“左脑思维者”。很多人都既能看到她在逆时针旋转，又能看到她在顺时针旋转。这也就是说，即便你属于左脑思维者，你也可以通过有意识的训练用右脑思维者的方式看问题—至于如何做到这一点，我们将在下文详细谈及。
所谓“信息地图”，本质上是一种非常右脑式的信息组织方式。它能帮你通过头脑风暴的方式找到最适当的字眼，还可以帮你用一种非常左脑的方式来合理组织这些字眼。
“信息地图”又被称为“簇式思维”（cluster thinking），它可以帮助你一眼看明白你所要传达的信息—无论它们是写在一张纸上、黑板上，还是写在墙上的表格里。这种思维方式可以极大地激发我们的创造性，因为它不仅包含一些字眼，还会包含许多符号、色彩和个性化的格式。
你可以把上面的图放大，多复印一些贴在墙上，因为你将在未来反复用到这种工具—无论是在工作还是生活中，只要你需要传达一些比较复杂的信息，需要在开口之前列出你所要讲的内容，它都可以帮助你。
如何绘制你的“信息地图”
你希望在谈话结束之后，你的听众处于一种怎样的状态？你希望他们能够得出怎样的结论？你希望他们对你刚刚传达的信息作出怎样的反应？在进行任何交流之前，一定要首先回答清楚这些问题。
首先是“核心信息”，也就是信息地图最中间的那个圆圈。记住，一条好的核心信息通常可以被总结成十几个单词。它会用最简单的字眼描绘出你希望得到的结果，而且它一定是围绕谈话对象—而不是你自己—的需求展开的。比如：“请选择我们的产品。它不仅非常精确，而且价格便宜。”或者“这次收购将会使我们成为一家跨国公司，销售额大大提高，成本则大大降低。”或者“请投我一票，我可以在不减少大家正常补助的情况下减少公司债务。”如果核心信息不简洁，听众很可能就不会有耐心听你接下来所说的内容。
在信息地图中央地带写下你的核心信息。然后是一些支持性的证据，也就是支持你的信息的“证据点”，它们的主要功能是说服对方，并督促对方采取行动。“证据点”就是围绕在核心信息周围的一些卫星圆圈。问问自己：“还有什么能够支持我的核心信息？对方要听到什么才会接受我的建议？如果想要说服对方采取行动，我需要克服哪些抵制性因素？”随着涌入大脑的信息越来越多，你渐渐就会发现这些信息之间的关联，并最终制定出一份极具说服力的信息地图。
比如你打算进行一场演示。通常来说，一场演示的“证据点”最多不能超过4个。但正如我们在信息地图中所展示的那样，每个“证据点”周围又可以有一些小的信息点。
经典案例
艾德龙传播公司（Eidelon Communications）联合创始人，直销专业人士约翰？格雷夫斯（John Graves）和丹尼斯？雷甘（Dennis Lonergan）曾经指出，许多会议之所以会成为一场空谈，原因就在于发表意见的人太多。换句话说，厨子太多，反而可能会坏掉一锅汤。
问题：艾德龙传播公司是一家总部位于纽约曼哈顿的直接营销公司，该公司的主要客户是美国境内的一些非盈利公司，它的最大客户是一家总部位于华盛顿的大公司。很长时间以来，艾德龙公司提出的很多建议都得到了该客户的高度赞赏，但不知为什么，虽然客户极为推崇艾德龙公司的创意能力，但艾德龙公司的许多方案最终都没能得到落实。这是为什么？经过分析之后，两位创始人发现，这家客户的很多人都喜欢参与创意过程，但最终却让很多创意都胎死腹中。
解决方案：艾德龙决定采用一种新办法，对整个会议进行严格掌控。
“按照以前的做法，我们会带着演示文件走进会议室，向客户—通常还会有她的上司、同事、市场合作伙伴等等，介绍我们的创意。”艾德龙公司总裁丹尼斯？雷甘告诉我，“有时会议室里会挤上20多个人。我们的演示大概会提供10个左右的创意，一开始大家都对我们的演示充满热情，兴奋不已。他们会七嘴八舌地大谈自己的想法，这种做法看似充满热情，但最终却只会一个个扼杀我们的大多数创意。”
“在经过三四次演示之后，我们开始更加谨慎地控制整个过程。首先是大大减少我们提出的创意数量—我们只提出自己感觉最出色的创意；同时分析对方可能会提出哪些‘建议’，并想好该如何应对这些‘建议’；同时我们会严格控制演示的时间和参加演示的人数。我们建议对方不再邀请资历尚浅的职员和市场合作伙伴，把参加演示的人限制在直接决策者范围内。演示的时间通常不超过45分钟—我们会以‘接下来还有其他安排’为由提前跟对方打好招呼。结果我们的讨论变得更加高效，演示的效果也大大提高。”
通过精心操纵整个演示过程，限制参与者的人数，并在会议结束之前达成结论，艾德龙公司在随后与这家客户的合作中变得一帆风顺，他们的很多创意也都在客户内部一路绿灯。
如果要进行一场大约20分钟的演示，你的“证据点”最多不能超过4个。如果你是要发表一场时间较长的演讲，你的“证据点”最多不能超过10个。一旦确定核心信息和主要的“证据点”，整个演示或演讲的结构基本上就可以确定了。
无论是进行一场半个小时的演示，还是跟客户做30秒的简短交谈，你都可以在15分钟之内绘制完你的信息地图。
丽拉的烦恼
我的一位朋友丽拉是科罗拉多的一位图形设计师，由于孩子还小，她向公司申请在家工作。有一天丽拉给我打来电话，告诉我她很难在工作和生活之间把握好平衡，对于那些在家工作的人来说，这种情况并不罕见。问题的关键在于，她不仅要努力工作赚钱还按揭，而且还要照顾每个星期都在长大的小家伙。尽管�