当准备好所有的资料后，你还需列出发言的要点，不要太依赖临时组织的谈话要点。
2．设想对方要提出的问题
当你拿起电话和对方交谈时，对方肯定会提一些问题，因此控制电话时间就需要事先设想对方可能会提出的问题，并且拟定合理的回答。如下面这个例子：销售部打电话给生产部，要求生产部派人协助向在场的客户解释产品的生产流程，以增加客户对产品的信任度。销售部经理给生产部打了电话：“帮我叫吴师傅到销售部办公室来一下。”生产部的同事说：“为什么要吴师傅到销售部，有什么事吗？”销售部经理说：“来了就知道了！”由于生产部正在召开一个会议，见对方如此说，觉得不像是急事，于是就让吴师傅先开完会再说。如此一来失去了向客户解释的机会。这主要是销售经理只知叫吴师傅来，却没有回答对方提出的问题，误了事。
3．不要占用对方过多的时间
当你主动打电话时，应尽量控制通话时间，不要占用对方时间过长。特别是你打电话需要对方用一段时间去考虑或查找相关资料，或对方需要时间去向上一级报告时，不要拿着电话等候过长的时间，以免影响对方的工作进度及工作情绪。
4．适时结束通话
有的人只顾自己高兴，不管对方是否愿意继续接听此电话，殊不知对方已经不耐烦了，你还谈得津津有味，其乐无穷。因此，应该培养一种习惯，在将所有的问题要点解释及讨论完毕后，应提醒自己适时结束电话，并且说几句客气话，比如“非常高兴能和你交谈”、“真的很高兴你告诉了我这么多的事情”等，以示热情。不可粗鲁地挂上电话，以免对方误认为你在摔电话，应以顺其自然及友好的方式结束通话。
第324天 如何与代接电话的人打交道
核心提示
请接电话的人转达一些事的时候，语速一定要慢一点，并且要清晰，以便他能准确、完整地记下。
理论指导
也许有时候，你要找某个人，电话打通了，可是接电话的却不是你要找的人。特别是办公场所的电话，怎样与接电话的人打交道呢？对于属于公事的电话，即使是别人代接，一般也不会有什么大的问题，当然，如果有时候迫不得已，你也可以试一下。
至于私事，正常情况下，你该怎么做才能与代接电话的人打好交道呢？
在写字楼里工作的李先生说，由于是在开放式的工作间里上班，大家打电话的声音都可以互相听得很清楚，他有时不在自己的座位上，坐在他邻座的小周因为和他是好朋友，往往会热心地代他接电话。但是，小周这个人有点热心过度，而且好奇心很强，接电话的时候经常会“打破沙锅问到底”，还会问：“你是不是他女朋友？”等诸如此类的问题，令人非常尴尬。甚至有时候，李先生自己就在附近，小周也会自作主张地替他接电话，并且，当着所有同事大声对他喊：“你老婆让你早点儿回家做饭。”搞得他在单位很丢脸。
如果遇到像小周这样的热心人接电话，你就要对一些问题进行回避了。
向外打电话时，你应记准电话号码，以免打错。如果拨错号码，你应礼貌地向对方道歉，不可随手挂机。拨通后，首先应说“你好！”然后迅速通报自己的单位，必要时还应报上自己的姓名，再告诉接电话的人你要找的人是谁，“请麻烦您找一下某某先生听电话，谢谢。”若对方答应帮你找人后，你应手持听筒静候，不要在此时离开或做其他的事。
如果你要找的人在，这个比较好办，请代接电话的人把电话交给他就行了，同时要表示感谢。如果对方告诉你要找的人不在时，切不可当即挂断，而应当说“谢谢，打扰了！”或请对方帮助传达：“如果可以的话，能不能麻烦您转告他……”等。若对方答应你的请求，应表示感谢。
请接电话的人转达一些事的时候，语速一定要慢一点，并且要清晰，以便他能准确、完整地记下。如果要说的事情较多，可以请对方用笔记下，或问一下对方，你要找的人什么时候回来，你过一段时间再打过去，并把你再打过去的时间告诉对方，请他转告你要找的人，或者请他转告你要找的人给你回电话。当然，你还不能耽误别人太长的时间。因为他也许有自己的事要去办，耽误别人很长时间，是一种不礼貌的行为。最后，你不要忘了在挂断电话前再次提醒转告，并表达感谢。
第325天 热情地接听电话
核心提示
接电话时的一言一行能够很好地体现一个人的修养。
理论指导
打电话有学问，接电话也是一门艺术。可能有人会说：“接电话，谁不会？”这里所说的当然不是拿起听筒这个最简单的动作，而是这一动作所连带的一系列的充满人情味的东西。所以说哪怕是“接电话”这个“最低版本”的动作，其中也有许多礼仪要学。
在一间大学宿舍里，两种完全不同的接电话方式，或许能带给你一些启示。
小赵总是很忙，半步也不停歇。宿舍电话铃响后，她抓起话筒总是急匆匆地问：“你找谁？她不在！”然后就“啪”地挂断。
小李则迥然不同，总是很热情，也很有耐心。她接电话就好似小提琴与钢琴的协奏曲，你在轻轻拉，我在轻轻和，第一句通常是：“请问你找谁？”如果对方要找的人不在，她的第二句便是：“请问有什么事需要我转告吗？”有时她还会说：“哦，您是阿姨（叔叔）啊！她上自习去了，等她回来，我就让她给您打回去……对，北京下过一场雪了，但不太冷，据说今年是暖冬……”她接到别人的电话总是跟接到自己亲人的电话一样热情，还兴致勃勃地跟人家的爸爸妈妈聊天。
其实，小李并非时间多得没处打发，她只是觉得，应该充分体谅父母的心。如果接到电话匆忙地说声“不在”，对方的心没准儿就在远方七上八下，心想：“我闺女没跟寝室同学吵架吧？怎么同学的语气这么生硬、不耐烦……”
4年来，小李始终保持着这样亲切优雅的“接线员”习惯，她特意准备了一个秀气的笔记本，搁在电话机旁边，清楚写着：“某某，某月某日有人来电。”有她在宿舍，舍友总会很安心。
大家都认为这不过是一个良好的个人习惯而已。谁知道，这个不起眼的习惯，竟帮她毕业后找到一份“总裁助理”的工作。总经理对她说：“我打电话到你们宿舍，本想找另一个同学的，你第一声：您好，听起来非常舒服和职业，当我要找的同学不在时，你加问一句‘有什么事情需要转告吗’，让人感受到你的细心和周到；当我无意中说起，周末要来你们学校开招聘会时，你主动介绍了行车路线，提醒我西门容易堵车，最好走东门……尽管你在其他方面并不具备绝对优势，但接电话时却展现了超出一般大学生的良好修养和亲和力。你们宿舍另一位同学，则显得过于急躁了……”可见接电话也必须以充满人情味的心态，用心去对待才行。
一般来说，当电话铃响起时，如果你正在与客人交谈，应先向客人打声招呼，然后再去接电话。如果发觉打来的电话不宜为外人所知，可以告诉对方：“我身边有客人，一会儿我再给你回电话。”不要抛下客人，在电话中谈个没完。这样身边的客人会有被轻视的感觉。
无论在哪里接电话，你都要仪态文雅、庄重、轻拿、轻放，把电话机移向自己身边时，不要伸手猛拉过来。在通话时，不要拿腔拿调的，应该声调适中，语气柔和、沉稳。
不要在听电话时与旁人打招呼、说话或小声议论某些问题，如遇接电话时房内有许多人正在开会聊天，可先请他们停下来，然后再接电话。
在通话过程中，为了让对方知道自己一直在倾听，对他表示理解与同意时，你应轻声附和，说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的词。通话完毕后，你可以询问对方“还有什么事吗？”或者“还有什么要吩咐吗？”这一类客套话，既是表示尊重对方，也是提醒对方，请对方先放下电话，然后再轻轻放下自己的电话。
第326天 电话交谈语气要谦和
核心提示
在用电话与人交谈时，语气要比当面交谈时更为谦和才对。
理论指导
不管做什么事情，态度都非常重要。打电话也是一样。特别是有人代接电话，你要想和代接电话的人打交道，就更要有好态度了。
电话交谈，无论是什么人，都希望有一个轻松的沟通氛围、彼此都感兴趣的沟通话题。只有这样，谈话时双方才能保持好心情。要想达到这一效果，除了交谈的内容以外，交谈的语气和敬语的使用也是至关重要的。
小周是某公司的业务员，一次经理让他给另外一家公司的田经理打电话联系一笔生意，没想到小周打完电话后立即去找经理说：“那个田经理很不客气……我都有些不敢再给他打电话了。”经理没办法，只好对小周说：“你就别再打电话了，专门去公司找田经理面谈吧。”
出人意料的是，那笔生意没过多久就谈成了。
后来经理知道了，原来田经理接电话的时候，一开口便是：“什么事？”然后不是“嗯”就是“噢”的，一句客气话也没有，让人觉得很难和他沟通。
其实，田经理是一个比较爽快的人，只是接电话时的语气硬了些，别人就以为他不高兴。若是和他当面谈，就会觉得他和在电话中判若两人。看起来，使用电话交谈是要讲究方式的。
虽然有的人在态度上或许会稍有差异，虽然这无伤大雅，但确实也有人会像田经理那样，不大注意自己打电话时的语气，以致伤了朋友间的和气。
要记住，电话交谈与面对面交谈有很大不同，任何表情或动作都不能替代电话交谈时的语言沟通。你的语气常常决定你留给对方的印象。
声音是先天决定了的，但是，说话的语气却是后天锻炼出来的。
如今，人与人之间的沟通很大程度上是靠电话来维系，因此，在用电话与人交谈时，应该做到语气要比当面交谈时更为谦和才对。
比如，你可以这样说：“您好，请问您找谁……”、“对不起，在百忙之中耽搁您的时间”、“真不好意思，请您再给我几分钟时间”、“对不起，那我就照实说了……”、“麻烦您，真不好意思，谢谢”、“拜托您了，请多多关照”。
第327天 给对方考虑的机会
核心提示
打电话时，要想取得对方的信任，争取到合作的机会，你不妨给对方一个考虑的机会。
理论指导
给对方考虑的机会，其实就是给自己铺平道路，省去不必要的麻烦。
“李经理，我是老林，我今天想在你们酒店订两间客房，价格是多少？”
“你能接受的价格是多少？”
“大约每间每晚700元。”
“这几天本地旅游开始进入了旺季，各酒店的房价都在上涨。如果我帮你预订，在我的权限范围内，恐怕也低不了多少。据说春秋旅行社可以拿到最低的价位，你看这样好不好，你到春秋旅行社试试，如果不行，我再帮你预订。”
“好吧，我先到春秋旅行社试试看。”
“好的，记着，如果春秋旅行社那里不行，一定给我电话。”
“好的。”
老林的沉默是在思考：自己是否有春秋旅行社的朋友，若找旅行社预订房间会不会很麻烦；通过李经理预订房间，虽然价位贵一些，但可避免一些麻烦，等等诸如此类的事情。
这时这位李经理表现得很好，也保持沉默，给对方思考的空间，而不是直接说：“就这样吧，你先找春秋旅行社吧。”然后挂了电话。这样做无疑是没有给老林一个选择的余地，暗示自己不太愿意帮忙，你去找别人吧。
即使在最后，这位李经理还再次提醒对方，如果其他途径不行，一定要回来找他。李经理的热心给老林留下了良好的印象。
第328天 适当的语调能给人留下好印象
核心提示
电话交谈要注意声音的大小，声音太大或是太小都是不好的，适当的声音更让人容易接受。
理论指导
电话交谈其实与面对面的谈话并没有本质的区别，唯一的区别就是：打电话时你只能依靠声音，不可能用微笑或眼神来弥补声音中的缺陷。在电话中，声音是你表情达意的唯一信使。既然在电话中只能依赖声音，那你就应该让它表现出最佳状态。
当你用电话交谈时，必须弄清楚对方是否真正明白你的意思。尽管电话线另一端的人实际上看不见你，但声音却能为他描绘出你的形象。如果你愁眉苦脸，电话中的声音也不可能温暖热情；如果你说话时面带微笑，电波就会把微笑传递过去。电话这种传达身体表情的能力相当惊人，你在电话中的声音能够很清楚地告诉对方：你的嘴巴是在向上翘，或是向下撇。你越是态度友好，声音听起来就越亲切，而友好的态度，无论在社交活动还是在商业场合，都是有效的交流工具。因此，你应随时保持声音的活力、热情和真挚。
如果你发现你在电话中有某种不良习惯，就把纸条贴在电话机上来矫正。如果你有清嗓子、说口头禅，或喜欢东拉西扯等坏习惯，这张提醒你的纸条会帮助你摆脱它们的危害。
有的人一拿起电话，就像生怕对方听不见似的，用高八度的嗓门大喊大叫，使对方觉得好似公鸡啼鸣，其实他不知道对方早已将听筒离开耳朵好远，不然耳膜都会被震坏；而有的人一拿起电话又好像在联络暗号，生怕被人听见了一样，将声音压得又小又低，让对方感觉他口里像含了糖块似的含混不清，总会令人不断地急问：“你说的是什么？请再说一遍！”这样次数多了肯定会引起对方的厌烦。
所以，使用电话交谈，你一定要注意声音的大小，声音太大或是太小都是不好的，适当的声音更让人容易接受。
第329天 注意电话交谈的礼仪
核心提示
把“请”、“谢谢”、“不好意思”、“对不起”等尊敬语用在电话交谈之中，是每个人应该具备的起码素质。
理论指导
可能你会说，打电话的时候对方又看不见，何必讲究那么多礼仪？其实，这里面礼仪的学问大得很呢！
首先，打完电话后由谁先挂电话，这是你在使用电话交谈时应该注意的礼仪。
按照常规，电话交谈结束后一般都是由打电话的那一方先挂，因为他有事情找对方，那么事情说完自然是由他挂电话，这样才算是有始有终。假如对方是一位长者，可就不能照搬常规了。不管是你打过去还是他打过来，都应该在他挂了电话后，你再轻轻放下手中的话筒，以表示你对长辈的尊重。
其次，温和谦虚、合适得当的尊敬语，是电话交谈不可或缺的条件，它就像一把钥匙，能够帮助你开启对方的心扉。试想，假如你在打电话时对方恶声恶气地说：“找谁？他不在！”然后“啪”地一声将电话一挂，你心里是怎样的感受？若是对方温和客气地说：“请问您找谁？”、“对不起，他不在。”然后轻轻将电话放下。那么，你心里肯定有一种很舒服的感觉。
中华民族是礼仪之邦，以礼待人是我们民族的传统美德。因此，把“请”、“谢谢”、“不好意思”、“对不起”等尊敬语用在电话交谈之中，是每一个人应该具备的最起码的素质。
或许有些人会认为，打电话不必拘泥于非要使用尊敬语，有时候，用称兄道弟的说话方式进行电话交谈，说不定会因此拉近彼此间的距离而更觉得有一种亲切感。当然，对彼此相当了解的好朋友，这种交谈方式或许有其优势，但若与陌生人交流，如果你也称兄道弟，岂不显得过于随便？
最后，打电话要讲礼貌并不�